08 de Novembro de 2016

5-motivos-para-abandonar-as-planilhas-de-excel-definitivamente

 

Quem não gosta de trabalhar com uma planilha bem organizada? O Excel está presente em vários escritórios por diversas razões: planilhas fáceis de usar, fáceis de exportar e com um software barato.

Apesar dessas vantagens, o Excel acarreta uma série de problemas que podem colocar a sua organização em risco. Principalmente se você lida com muitos dados gerenciais no dia a dia dos negócios, algumas dessas armadilhas podem comprometer seriamente o futuro dos seus processos.

No post de hoje, trouxemos as principais razões para você abandonar as planilhas de Excel definitivamente. Não está convencido? Te desafiamos a chegar ao fim desse post sem mudar de ideia!

1. Não é um software colaborativo

Durante as tarefas de análises em seus negócios, o compartilhamento eficiente das informações entre os colaboradores envolvidos na execução dos processos é crucial.

O mercado de hoje não assume mais posturas centralizadoras: assim, o vendedor ou o responsável pelo atendimento que está em outra cidade, por exemplo, precisa ter o mesmo nível de conhecimentos sobre os dados de quem está operando de dentro do escritório.

Quando a organização opta pelo uso do Excel, ela restringe essa atualização de dados aos colaboradores que estão longe. Isso é um problema grave para aqueles que trabalham com cotação e oscilações de valores, por exemplo, pois toda mudança deve ser registrada em tempo real.

Esse é o típico caso em que o barato sai caro, então não permita que suas equipes de marketing ou de vendas se coloquem em impasses como esses.

2. Não possui recursos de rastreabilidade

A rastreabilidade é um recurso muito importante para manter os dados em ordem e controlar regularmente todas as informações. Ao utilizar planilhas de Excel, porém, você estará lidando apenas com dados momentâneos: assim que eles forem substituídos por novos, o histórico será automaticamente perdido.

Ao optar por Softwares BI, porém, você e sua equipe ficam cientes de tudo o que é inserido ou alterado, garantindo mais controle sobre as informações. Com um controle maior dos dados, sua equipe terá autonomia para responder rapidamente quando ocorrer algum problema, agilizando os processos internos e as tomadas de decisão.

3. Planilhas de Excel não possuem integrações

O Excel permite que as planilhas sejam salvas e exportadas apenas em formatos limitados. Isso é um grande problema quando a organização procura meios de interligar sistemas ou de interagir seu tráfego financeiro com outras plataformas, por exemplo.

Além disso, no Excel só é possível inserir manualmente os resultados de suas análises e pesquisas, restringindo-os à estação local.

Ao contar com aplicativos desenvolvidos especificamente para as necessidades do seu negócio, você garante mais integração entre os sistemas da sua empresa. Com um sistema BI, portanto, é possível garantir visibilidade em tempo real para os seus trabalhos, otimizando o tempo e aumentando a produtividade de toda a equipe.

4. Maior possibilidade de erros

Tratando-se de manter o controle dos processos entre Desenvolvimento e Operações, as planilhas de Excel podem falhar constantemente. Os erros podem ocorrer ao mover dados e gerenciar grandes quantidades de informações, além de falhas de sistema e software no geral.

Alguns desses erros, como arquivos corrompidos ou desconfigurados, são bem comuns e já devem ter acontecido com você alguma vez. Com um sistema BI, no entanto, você conta com um suporte especializado para tudo que precisar, seja recuperar arquivos perdidos ou resolver alguma falha pontual.

5. Funcionalidades limitadas

Não é à toa que as planilhas de Excel são um sistema barato. Muito utilizado por pessoas leigas para pequenos serviços, o programa é ideal para o uso acadêmico e para pequenos controles de informações.

Quando o seu negócio começa a crescer e a complexidade dos seus dados passa aumentar, porém, não se pode mais contar apenas com pequenos recursos gráficos e de somatória. Ao contrário das limitações do Excel, softwares de BI permitem um acompanhamento muito mais amplo dos fluxos de trabalho, além de de relatórios mais completos para os resultados.

Todas essas funcionalidades garantem um ambiente mais produtivo e com melhores expectativas de qualidade no trabalho. Afinal, a facilidade de atualização e compartilhamento de dados permite que toda a equipe enxergue a situação real da empresa, fator essencial para as tomadas de decisão.

As vantagens de abandonar as planilhas são inúmeras, agora entenda como funciona a análise de dados na prática.

 

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